Plataforma de gestión operativa y control horario
Plataforma de gestión operativa para empresas con personal en obra
32 horas semanales en gestión manual
Nuestro cliente es una empresa que realiza aislamientos y andamios industriales con personal repartido en varias obras a la vez. Varios jefes de obra coordinan los trabajos en campo y el personal de administración gestiona nóminas, permisos y documentación.
Tiene cinco obras activas, 30 trabajadores en campo y solo dos personas en oficina. Toda la gestión de partes, control horario, dietas y nóminas pasaba por papel y Excel.
Nos pidieron una solución para cumplir con el registro horario obligatorio. Pero al analizar su operativa, vimos que el problema era mucho mayor: dedicaban 32 horas semanales a tareas administrativas que no aportaban valor. Casi una persona a tiempo completo moviendo papeles.
Desarrollamos una plataforma de gestión operativa en obra a medida
El objetivo: pasar de 32 horas semanales de gestión administrativa a menos de 10, sin cambiar la forma de trabajar de los jefes de obra.
Su día a día real antes de la plataforma de gestión operativa
Cada jefe de obra llevaba una libreta donde apuntaba las horas de cada trabajador, las tareas realizadas, nocturnidad, dietas, kilómetros… Al final de la semana, alguien en oficina recogía todas las libretas y picaba los datos en un Excel. Uno por uno.
El control horario obligatorio se cumplía con hojas de papel firmadas, guardadas en carpetas. Imposibles de consultar o auditar de forma ágil.
Para saber dónde estaba un trabajador había que llamar a cada obra hasta dar con él. Esto pasaba diez veces al día.
Los permisos se gestionaban por WhatsApp, sin registro formal ni historial. Y nadie sabía qué certificaciones tenía cada trabajador sin llamar a RRHH y que buscaran en una carpeta.
El momento de generar las nóminas de los trabajadores era un auténtico caos: cuadrar todos los partes, verificar horas extras, comprobar dietas, detectar errores… 4-6 horas de trabajo concentrado, con estrés y con la sensación de que siempre se escapaba algo.
Lo que construimos
Una plataforma web accesible desde cualquier dispositivo, diseñada a partir de cómo trabajan realmente en la obra, no de cómo deberían trabajar.
Estas son sus funcionalidades principales:
- Partes de trabajo digitales: el jefe de obra rellena el parte desde el móvil, en la propia obra. Horas ordinarias, extras, nocturnidad, dietas, kilómetros… Los datos van directos al sistema.
- Registro horario legal: cumple con la normativa de control de jornada.
- Trazabilidad completa: quién registró qué, cuándo, y si se modificó.
- Localización de trabajadores: vista en tiempo real de en qué obra está cada trabajador. Sin GPS, sin vigilancia. Simplemente información operativa.
- Gestión de permisos integrada: solicitud y aprobación con un clic. El permiso se refleja automáticamente en el parte. Historial completo de ausencias.
- Matriz de competencias: ficha de cada trabajador con sus cursos, certificaciones y evaluaciones. Búsqueda de perfiles cualificados en 30 segundos.
- Validación de horas para nómina: flujo de validación integrado con cierre automático configurable. Lo que eran 4-6 horas de caos ahora es 1-2 horas de revisión ordenada.
- Seguimiento de avance de obra: avance real vs. previsto con código de colores. Visible desde el móvil. Sin llamar a nadie.
Diseñada para la obra, no para la oficina
No implementamos tecnología por implementar.
Lo que hicimos fue sentarnos con los jefes de obra para entender cómo rellenaban los partes realmente, mapear el flujo completo desde que un trabajador ficha hasta que cobra su nómina, y diseñar pantallas para móvil pensando en que se usan con las manos sucias y con prisa.
Respetamos su lógica en vez de imponerles un sistema genérico.
La tecnología fue el medio. El valor estuvo en entender el proceso.
Resultados de la plataforma de gestión operativa
Hemos conseguido que nuestro cliente pase de gestionar toda su operativa de campo con libretas, Excel y llamadas telefónicas a tener un sistema profesional donde todo está centralizado y accesible desde cualquier dispositivo.
Sus jefes de obra rellenan los partes desde el móvil en minutos. Su equipo de oficina ha recuperado horas de trabajo que antes se iban en picar datos y hacer llamadas. Y la dirección tiene visibilidad real del estado de cada obra sin depender de que alguien coja el teléfono.
Desde la implantación de la plataforma:
- De 32 horas semanales de gestión administrativa a 8-10 horas.
- Unas 22-24 horas recuperadas cada semana: más de media persona a tiempo completo.
- Unos 16.000-17.000 € al año recuperados en tareas sin valor (estimado).
- Validación de horas para nómina: de 4-6 horas a 1-2 horas al mes.
- Buscar información de un trabajador: de 10-15 minutos a 30 segundos.
- Cero partes transcritos a mano a Excel.
La plataforma permite seguir creciendo en obras simultáneas sin que la gestión administrativa se convierta en un cuello de botella.
Preguntas frecuentes sobre plataformas de gestión operativa
¿Cumple con el registro horario obligatorio?
Sí. El control de jornada queda integrado en la propia plataforma: hora de inicio y fin de cada trabajador, con trazabilidad de quién registró qué, cuándo y si algo se modificó. El histórico queda guardado y exportable para conservarlo los años que exige la ley y enseñárselo a la Inspección sin buscar en carpetas, según la normativa de registro de jornada.
¿Los jefes de obra pueden rellenar los partes desde el móvil en la propia obra?
Sí. El parte se rellena desde el móvil a pie de obra (horas, extras, nocturnidad, dietas y kilómetros) y los datos van directos al sistema, sin picarlos después en Excel.
¿Sirve si tengo personal repartido en varias obras a la vez?
Es justo para lo que está pensada. Ves en tiempo real en qué obra está cada trabajador, qué certificaciones tiene cada uno y el avance real frente al previsto de cada obra, con código de colores y desde el móvil. Sin ir llamando obra por obra.
¿Se integra con mi software de nóminas o mi gestoría?
Sí, si lo necesitas. La plataforma se puede conectar con tu software de nóminas o preparar los datos en el formato que use tu gestoría. Las horas, extras, dietas y kilómetros se validan dentro de la plataforma y salen ya cuadrados para la nómina, sin pasar libretas a Excel. Lo que eran 4-6 horas de cuadrar partes pasa a 1-2 de revisión.
¿Hay que instalar GPS o vigilar al trabajador?
No. La localización es operativa: en qué obra está asignado cada uno, no rastreo por GPS ni vigilancia. El objetivo es saber con qué equipo cuentas en cada sitio, no controlar a nadie.
¿Tengo que cambiar mi forma de trabajar para usarla?
No. La plataforma se diseña sobre cómo se rellenan los partes y se gestiona la obra de verdad, no sobre un proceso teórico. Se parte de tu flujo y se elimina solo la parte manual. Los jefes de obra siguen trabajando como ya saben.
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