¿Qué es una intranet?
Una intranet es la web privada de una empresa: solo entra quien trabaja en ella.
Dicho así suena simple, pero la diferencia con cualquier otra herramienta está en lo que centraliza. En una intranet vive todo lo que un empleado necesita para trabajar y que hoy probablemente está repartido entre carpetas compartidas, correos y grupos de WhatsApp: documentación, procedimientos, formularios, nóminas, formación, noticias internas.
Y lo importante no es que exista, sino que se use. Una intranet que nadie abre es una carpeta compartida con mejor diseño.
¿Cuál es la diferencia entre internet y intranet?
La principal diferencia entre ambas redes web es que internet es una red pública y intranet es una red privada.
A internet tiene acceso tantas personas como quieran acceder y una intranet está restringida a los miembros de la organización, lo que proporciona un entorno controlado y seguro para la comunicación y colaboración internas.
Características de una Intranet
- Acceso restringido: Solo los empleados y personas autorizadas pueden acceder, garantizando la seguridad de la información. El acceso restringido no es solo cuestión de comodidad: cuando se maneja información de empleados hay que cumplir con la normativa de protección de datos, y una red interna facilita ese control.
- Centralización de información: Se convierte en el pilar del material de trabajo. En un mismo lugar, es posible almacenar documentos, políticas, procedimientos y otros recursos importantes. Pueden ser servicios para los empleados, como nóminas y reservas.
- Herramientas de comunicación: Facilita la comunicación interna a través de mensajería instantánea, foros, blogs, anuncios y noticias actualizadas.
- Colaboración: Ofrece espacios de trabajo compartidos donde los empleados pueden gestionar proyectos juntos, usar calendarios de equipo, participar en áreas de conversación y compartir conocimientos. También facilita iniciativas de generación de ideas, proporciona áreas de formación y ofrece herramientas de gestión de proyectos para mejorar la colaboración entre todos.
- Aplicaciones empresariales: Integra aplicaciones y sistemas empresariales como CRM, ERP y otros, permitiendo una gestión más eficiente de los procesos.
Beneficios de usar una Intranet
Los beneficios son muchos. Te contamos los más destacados.
- Aumenta la eficiencia y productividad de la organización.
- Optimiza la comunicación y el flujo de información entre empleados.
- Favorece el trabajo en equipo y construye una cultura de colaboración.
- Da voz a las personas
- Incrementa la creatividad y la innovación.
- Facilita el acceso a la información y aplicaciones.
- Estimula la reutilización del conocimiento.
- Hace los procesos de aprendizaje más fáciles.
- Reduce costes operativos, ahorrando tiempo y dinero. Permite comunicarse con una amplia audiencia y organizaciones a un coste reducido.
- Reduce la fuga de capital intelectual.
- Mejora los tiempos de respuesta al mercado.
- Incrementa la lealtad de los clientes y asociados de negocio.
- Mejora la integración con socios y proveedores extendiendo la comunicación a una extranet.
¿Cómo se crea un portal de intranet para los empleados?
Como bien hemos comentado, una intranet se desarrolla para que la usen los empleados. Por esa razón es importante involucrarlos en su desarrollo, ya que conocen mejor sus necesidades diarias.
Diséñala pensando en el usuario, asegurándote de que sea fácil de usar y funcional. Recoge opiniones a través de cuestionarios, reuniones y talleres para asegurar que se satisfacen las necesidades de todos.
Deberás contar con la experiencia de desarrolladores profesionales que entiendan tanto la parte técnica como la operativa de una empresa. Si estás en ese punto, te explicamos cómo abordamos el desarrollo de una intranet corporativa a medida.
Desarrollo de intranets corporativas en Gunka Studios
Los mockups que ves arriba pertenecen a una intranet que desarrollamos para Sodexo, con acceso a noticias, información práctica, formación y contacto con Recursos Humanos desde el móvil.
Cada proyecto parte de la misma pregunta: cómo trabaja tu equipo hoy y qué se le está atascando. A partir de ahí definimos qué construir, con qué sistemas hay que integrarse y en qué orden.
Si estás valorándolo, aquí tienes el detalle de nuestro servicio de intranet corporativa a medida.
¿Tu equipo trabaja con carpetas compartidas y correos?
Cuéntanos cómo os organizáis y te decimos qué tiene sentido construir.