Un responsable de operaciones nos escribió hace unos meses con una petición muy concreta: quería una app para empresas con la que sus veinte técnicos de campo pudieran rellenar los partes de trabajo. Hasta ahí, todo normal.
Al preguntarle cómo lo hacían entonces, la respuesta fue: en papel, y luego una administrativa los pasaba a un Excel. Cuatro horas cada viernes. Y los partes llegaban con tres días de retraso, así que la facturación siempre iba por detrás.
Ese proyecto salió bien. Salen bien los que empiezan describiendo un problema que se puede contar en dos frases.
Los que no salen bien empiezan de otra manera: alguien ha visto la app de la competencia, o un cliente ha preguntado si la tenéis, y ya hay una reunión convocada para hablar de una app sin que nadie haya dicho todavía qué va a resolver.
App para empresas: tres preguntas antes de dar el paso
Nos las hacemos siempre antes de presentar propuesta. Si las tres tienen respuesta clara, el proyecto tiene sentido. Si falla alguna, conviene parar y pensar.
1. ¿Qué proceso concreto va a cambiar?
Una app para empresas no se justifica con «mejorar la comunicación» ni con «digitalizar la empresa». Se justifica con «que los comerciales dejen de llamar a oficina para preguntar el stock» o «que las incidencias de planta se registren en el momento y no al final del turno».
Si no consigues formular el proceso en una frase, todavía no estás listo para desarrollar nada. Y eso no es un problema: es una señal de que el trabajo previo está por hacer.
2. ¿Por qué tiene que ser una app y no una web?
Aquí es donde se cae la mitad de las ideas, y es sano que se caigan.
Si lo único que necesitas es que la gente consulte información (catálogo, precios, contenido, contacto) una web responsive bien hecha te sirve, cuesta bastante menos y no exige que nadie se instale nada.
La app se justifica cuando entra en juego algo que una web no puede dar: cámara, GPS, notificaciones push, lector de códigos. O cuando hay que trabajar sin cobertura, que es lo habitual en naves, sótanos y polígonos: la app guarda en local y sincroniza cuando vuelve la conexión. O cuando algo se repite tantas veces al día que la velocidad de una app nativa marca la diferencia real.
Si tu caso no encaja en ninguno de esos supuestos, lo que necesitas probablemente es una mejor web a medida.
3. ¿Quién se va a ocupar cuando esté hecha?
Una app no se entrega y se olvida. Hay que atender dudas de usuarios, decidir qué se añade y qué no, y actualizar cuando iOS y Android sacan versión nueva, que es todos los años. Apple revisa además sus requisitos para apps del App Store periódicamente, y no cumplirlos significa quedarse fuera.
Si dentro de tu empresa no hay alguien con nombre y apellidos responsable de eso, el proyecto se apaga solo en unos meses. Lo hemos visto muchas veces, y casi nunca es un problema técnico.
App para empresas: interna o para clientes, elige antes de empezar
Se meten en el mismo saco y no tienen nada que ver. Cambia el presupuesto, el plazo y hasta la forma de saber si ha funcionado.
Una app interna la usan tus empleados y no compite por su atención: si es la herramienta de trabajo, se usa. El éxito se mide en horas ahorradas, errores que dejan de cometerse y datos que antes se perdían por el camino. Aquí lo complicado casi nunca es la interfaz, sino la integración con el ERP o el sistema de gestión que ya tienes funcionando.
Una app para clientes juega en otra liga. Compite con las sesenta apps que esa persona ya tiene instaladas y tiene que ganarse el sitio cada mes. Según los datos de uso de aplicaciones móviles, la mayoría de usuarios solo abre con regularidad una decena de ellas.
Cuando hay dudas, nuestra recomendación es clara: empieza por la interna. Retorno más rápido, más fácil de medir y mucho más fácil de defender ante dirección cuando toque pedir presupuesto para la siguiente fase.
Los cuatro errores que más caros salen
Después de quince años desarrollando apps para empresas, se repiten siempre los mismos.
Meterlo todo en la primera versión. Es el más común y el que más presupuesto se lleva. Se desarrollan veinte funcionalidades y se acaban usando seis. Mejor sacar pocas cosas bien hechas, ponerlas en manos de usuarios reales y decidir el resto con datos en lugar de con suposiciones. Lo contamos con detalle en el artículo sobre qué es un MVP.
Digitalizar un proceso que estaba mal. Una app no ordena el caos: lo fija y lo hace más difícil de cambiar. Si el proceso actual no funciona en papel, tampoco va a funcionar en el móvil.
No contar con quien la va a usar. Las apps internas que fracasan suelen tener una cosa en común: se diseñaron en una sala de reuniones sin que nadie preguntara al técnico que iba a rellenar el parte con guantes puestos y bajo la lluvia.
Olvidar el mantenimiento en el presupuesto. Se aprueba el desarrollo y no se prevé nada para el año siguiente. Cuando llega la actualización de iOS que rompe algo, no hay partida y la app se queda a medias.
Un caso real
Sodexo tenía un problema de alcance: gran parte de su plantilla trabaja repartida en decenas de centros y no dispone de ordenador de empresa. La comunicación interna llegaba tarde, o directamente no llegaba.
Desarrollamos Somos Sodexo, una app corporativa para iOS y Android donde cada empleado tiene las noticias de la compañía, información práctica, formación y contacto directo con Recursos Humanos.
Es un ejemplo claro de app para empresas de uso interno: no busca descargas en el App Store ni valoraciones de cinco estrellas. Busca que la información llegue a quien tiene que llegar, y ese es el indicador que importa.
Puedes ver el proyecto completo en Somos Sodexo: aplicación corporativa para iOS y Android.
Qué tener preparado antes de pedir presupuesto de tu app para empresas
Si has llegado hasta aquí y crees que tu caso encaja, esto te va a ahorrar semanas:
Ten claro el proceso que quieres resolver y quién lo hace hoy. Averigua con qué sistemas hay que integrarse y, sobre todo, si tienen API o documentación disponible: es el factor que más condiciona el presupuesto de todo el proyecto. Ten identificado quién la va a usar y en qué condiciones (¿con guantes?, ¿sin cobertura?, ¿de pie?). Y decide quién manda dentro de tu empresa, porque un proyecto con cuatro interlocutores y ninguna decisión se eterniza.
Con eso sobre la mesa, cualquier agencia seria puede darte una propuesta realista. Sin eso, lo que te den será un número inventado.
Si quieres una orientación de importes antes de esa conversación, la desglosamos en cuánto cuesta crear una app móvil. Y si tu empresa es pequeña y el presupuesto manda, te interesa más aplicaciones para pymes.
¿Hablamos de tu caso?
Cuéntanos qué proceso quieres resolver y te decimos si una app para empresas es el camino, si hay una solución más sencilla o qué haría falta exactamente. Y si creemos que no la necesitas, también te lo diremos.
Llevamos más de 15 años desarrollando aplicaciones móviles a medida para empresas como Sodexo, Faes Farma, Bellota o el Athletic Club.